Excel का सही तरीके से इस्तेमाल करना अपने आप में एक हुनर है। कई लोग इसे इस्तेमाल करने में बहुत समय बिता देते हैं, लेकिन उन्हें इसके उन कई फीचर्स या ट्रिक्स के बारे में पता ही नहीं होता, जो उनके काम को काफी आसान बना सकते हैं। इस पोस्ट में, हम एक्सेल से जुड़ी 51 ऐसी अलग-अलग टिप्स बताने जा रहे हैं, जिनके बारे में आपको ज़रूर पता होना चाहिए।
Keyboard Shortcuts for Excel
हम अपनी लिस्ट की शुरुआत कुछ बहुत ही आसान कीबोर्ड शॉर्टकट्स से करने जा रहे हैं। Excel में ऐसे कई कमाल के कीबोर्ड शॉर्टकट्स हैं, जिनका इस्तेमाल करके स्प्रेडशीट पर काम करना बेहद आसान हो जाएगा। इन आसान शॉर्टकट्स में महारत हासिल कर लें, और आप बहुत जल्द Excel के प्रो बन जाएंगे।
- Ctrl + 1 – इस शॉर्टकट की मदद से आप किसी भी चुने गए सेल या ऑब्जेक्ट को फॉर्मेट कर सकते हैं।
- F4 – क्या आप कोई काम बार-बार कर रहे हैं? F4 की (key) आपके पिछले एक्शन को दोहरा देगी, जिससे आपको बार-बार क्लिक करने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी।
- Ctrl + Shift + ; – इस काम के शॉर्टकट से आप किसी भी चुने गए सेल में आज की तारीख (current date) डाल सकते हैं।
- Ctrl + Shift + : – ऊपर वाले शॉर्टकट की तरह ही, लेकिन इससे सेल में अभी का समय (current time) आ जाएगा।
- Shift + F11 – इससे आपकी Excel फ़ाइल में एक नई वर्कशीट जुड़ जाएगी।
- Ctrl + 9 – इस शॉर्टकट को दबाने से वह रो (row) छिप जाएगी जिस पर आप काम कर रहे हैं।
- Ctrl + 0 – ऊपर वाले की तरह ही, लेकिन इससे रो के बजाय कॉलम (column) छिप जाएगा।
- Ctrl + Shift + 9 – इससे पहले छिपाई गई रो वापस दिखने लगेगी; बेहतर होगा कि आप इन दोनों को एक साथ ही सीखें!
- Ctrl + Shift + 0 – इसी तरह, पहले छिपाए गए कॉलम को वापस दिखाने का यह एक तेज़ तरीका है।
- Ctrl + Shift + 4 – इस शॉर्टकट का इस्तेमाल करके आप किसी भी Excel सेल में लिखे नंबर को करेंसी (currency) फॉर्मेट में बदल सकते हैं।
- Ctrl + Shift + 7 – इस शॉर्टकट की मदद से आप किसी सेल या चुने गए हिस्से के चारों ओर बॉर्डर लगा सकते हैं।
- F9 – सिर्फ इस एक की (key) को दबाने से आपके सभी फॉर्मूले फिर से कैलकुलेट (recalculate) हो जाएंगे, इससे आसान और क्या हो सकता है!
- Ctrl + Z – अगर एक्सेल में काम करते समय आपसे कोई गलती हो जाती है, तो यह शॉर्टकट बहुत काम आएगा। Ctrl + Z दबाने से आपका पिछला एक्शन अनडू (undo) हो जाएगा। 14. Alt + F8 – यह शॉर्टकट मैक्रोज़ (macros) डायलॉग बॉक्स खोलता है
- Ctrl + ’ – इसका इस्तेमाल ऊपर वाले सेल की वैल्यू को तुरंत कॉपी करने के लिए करें
- Ctrl + Shift + 1 – अगर आपको किसी Excel सेल को कॉमा फॉर्मेट में बदलना है, तो यह शॉर्टकट बिल्कुल वही काम करता है
- Ctrl + Shift + Page Down Key – इससे आप तुरंत अगली वर्कशीट पर जा सकते हैं
- Ctrl + Shift + Page Up Key – यह पिछले शॉर्टकट का उल्टा काम करता है और आपको वापस पिछली वर्कशीट पर ले जाता है
- Alt + = – नंबर वाले सेल चुनें और उनका ऑटो-सम (auto-sum) करने के लिए इस शॉर्टकट का इस्तेमाल करें
- Alt + Enter – अगर आपको फॉर्मूला बार में टेक्स्ट की कई लाइनें जोड़नी हैं, तो Alt और Enter का इस्तेमाल करें; इससे आपको दूसरे सेल में जाने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी
- Ctrl + A – एक ही Excel वर्कशीट के सभी सेल को चुनने का तेज़ तरीका, अब ड्रैग करने की ज़रूरत नहीं। यह तब बहुत काम आता है जब आपको अपना डेटा किसी दूसरी वर्कशीट में कॉपी करना हो।
- Ctrl + W – Excel स्प्रेडशीट को तुरंत बंद करने के लिए
- Shift + F2 – आप अपने पर्सनल नोट्स के लिए सेल में कमेंट जोड़ सकते हैं। इस शॉर्टकट की मदद से आप नए कमेंट जोड़ सकते हैं या पहले से मौजूद कमेंट को एडिट कर सकते हैं। 24. Ctrl – Shift – % – यह किसी भी नंबर वाले सेल में प्रतिशत (percentage) फॉर्मेट जोड़ देता है
- Ctrl + K – इस शॉर्टकट का इस्तेमाल करके किसी भी सेल में वेब पेज का हाइपरलिंक जोड़ें
- F7 – अपनी एक्टिव वर्कशीट पर स्पेलचेक (spellcheck) चलाने का एक तेज़ तरीका
- Shift + Arrow Keys – इसकी मदद से आप अपनी ज़रूरत के हिसाब से एक-एक करके सेल का सिलेक्शन बढ़ा सकते हैं
- Ctrl + Spacebar – Excel वर्कशीट में पूरे कॉलम को सेलेक्ट करें, बिना ऊपर स्क्रॉल किए या क्लिक किए
- Shift + Spacebar – Excel वर्कशीट में पूरी रो (row) को सेलेक्ट करें, बिना साइड में स्क्रॉल किए या क्लिक किए
- Ctrl + Shift + U – इस शॉर्टकट का इस्तेमाल करके फॉर्मूला बार को अपनी ज़रूरत के हिसाब से छोटा (collapse) या बड़ा (expand) करें
- Ctrl + S – अपनी वर्कशीट को जल्दी से सेव करें; प्रोग्राम क्रैश होने पर काम खोने से बचने के लिए, समय-समय पर ऐसा करते रहना अच्छा रहता है
- Ctrl + C – एक या ज़्यादा सेल में मौजूद जानकारी को कॉपी करें
- Ctrl + P – कॉपी की गई जानकारी को पेस्ट करें; एक्सेल में यह उतने ही सेल में पेस्ट होगी, जितने सेल से डेटा कॉपी किया गया था
- Alt + H, H – अपने सेल के लिए कोई ‘फिल कलर’ (fill colour) चुनें; अगर आप अपनी वर्कशीट को कलर-कोड करना पसंद करते हैं, तो यह बहुत काम आता है
- Ctrl + X – डेटा को कट (cut) करने के लिए एक आसान शॉर्टकट
- Ctrl + B – सेल (या सेल) में मौजूद डेटा को बोल्ड (bold) करें
- Ctrl + I – सेल (या सेल) में मौजूद डेटा को इटैलिक (italicised) करें
- Ctrl + U – सेल (या सेल) में मौजूद डेटा को अंडरलाइन (underlined) करें
- Alt + A – इस शॉर्टकट की मदद से आप टॉप नेविगेशन से ‘डेटा’ (Data) टैब खोल सकते हैं
- Alt + W – इस शॉर्टकट का इस्तेमाल करके टॉप नेविगेशन से ‘व्यू’ (View) टैब खोलें
- Shift + F10 – कॉन्टेक्स्ट मेनू (context menu) खोलें
- Alt + M – इस शॉर्टकट का इस्तेमाल करके ‘फॉर्मूला’ (Formula) टैब खोलें
- Ctrl + 1 – ‘फॉर्मेट सेल्स’ (format cells) डायलॉग बॉक्स खोलें
- Ctrl + Shift + # – यह शॉर्टकट दिन, महीने और साल वाले डेट फॉर्मेट को लागू करता है
- Shift + F3 – मेन्यू में जाए बिना कोई फ़ंक्शन डालें
- Alt + F1 – चुनी गई सेल रेंज के डेटा का एक एम्बेडेड चार्ट बनाएँ
- F11 – चुनी गई रेंज के डेटा का एक अलग शीट में चार्ट बनाएँ
- Alt + F8 – अपनी स्प्रेडशीट में मैक्रो बनाने, हटाने या एडिट करने के लिए इसका इस्तेमाल करें
- Alt + H – इससे होम टैब खुल जाएगा
- Alt + R – रिव्यू टैब को जल्दी से खोलें
